Arbeitszeugnis – Geheimsprache & Formulierungen
Was gut klingt, muss nicht immer auch Gutes verheißen. Eine auf den ersten Blick wohlmeinende Beurteilung kann sich schnell als Bumerang herausstellen. Die Wahrheit liegt zwischen den Zeilen. Unverdächtige Beschreibungen können sich als verborgene Warnungen erweisen. Auch das Weglassen bestimmter Verhaltensbeschreibungen kann sich auf die Gesamtbeurteilung vernichtend auswirken.
Ein gutes Arbeitszeugnis gilt als Empfehlung gegenüber dem künftigen Arbeitgeber. In positiven Formulierungen verbergen sich aber nicht selten die Stolpersteine für Ihre weitere Karriere! Man kann sich gegen ein schlechtes Arbeitszeugnis erfolgreich wehren. Und: Manche Arbeitgeber räumen die Möglichkeit ein, bei der schriftlichen Formulierung mitzuwirken – bis hin zum vollständigen Selberschreiben des Arbeitszeugnisses.
In zweifacher Hinsicht ist das Arbeitszeugnis für den Arbeitnehmer von Bedeutung:
- Er erhält eine Analyse der eigenen Tätigkeit und erfährt, wie er von Vorgesetzten beurteilt wird.
- Auch die Güte des Zeugnisses ist mit entscheidend für den beruflichen Werdegang.
Es wird unterschieden zwischen dem Arbeitszeugnis (einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis), dessen Anspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses entsteht und dem gesetzlich nicht geregelten Zwischenzeugnis, das der Arbeitnehmer unter bestimmten Umständen während des laufenden Arbeitsverhältnisses verlangen kann.
Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, neben dem Arbeitnehmer, dessen Anspruch auf ein schriftliches Abschlusszeugnis – gleichgültig ob Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigter – im BGB geregelt ist, auch der kaufmännische Angestellte (§ 73 HGB) und der gewerbliche Arbeitnehmer (§ 113 GewO).
Auch haben Auszubildende, Volontäre und Praktikanten einen Anspruch auf ein schriftliches Ausbildungs- oder Praktikantenzeugnis (§ 8 BBiG i. V. m. § 19 BBiG).
Der Arbeitnehmer kann zwischen dem Erstellen eines einfachen und eines sog. qualifizierten Arbeitszeugnisses wählen.
Form des Arbeitszeugnisses
Das Arbeitszeugnis muss schriftlich erteilt werden und in der äußeren Form allen Anforderungen im Geschäftsleben entsprechen. Im Allgemeinen ist es üblich, dass das Arbeitszeugnis mit dem PC erstellt wird. Enthält es Durchstreichungen oder Radierungen, kann es vom Arbeitnehmer zurückgewiesen werden. Das Zeugnis muss auf Geschäftspapier mit Firmenbogen ausgestellt werden, wenn der Arbeitgeber solches besitzt. Enthält das Geschäftspapier ein Anschriftsfeld, so darf dieses nicht ausgefüllt werden. Zusätzlich zum Namen, Vornamen und akademischen Grad kann in das Zeugnis auch das Geburtsdatum aufgenommen werden, um bei Namensgleichheit Verwechslungen zu vermeiden. Bei maschinenschriftlicher Ausstellung des Arbeitszeugnisses gehört zur handschriftlichen Unterschrift auch der Name des Unterzeichnenden, da viele Unterschriften nicht lesbar sind. Neben der Unterschrift sind Ort und Datum der Zeugnisausstellung zu erfassen. Im Allgemeinen wird bei der Datumsangabe das Datum der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses angegeben.
Abweichungen beim Zwischenzeugnis
Ein Zwischenzeugnis wird ausgestellt, wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht. Das Zwischenzeugnis kann sowohl als einfaches als auch als qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellt werden. Das Zwischenzeugnis enthält im Gegensatz zum Endzeugnis die Überschrift Zwischenzeugnis. Da die zu bewertende Tätigkeit noch ausgeführt wird, wird das Zwischenzeugnis im Präsens abgefasst. Werden bereits abgeschlossene Tätigkeiten beurteilt, so wird der Imperfekt benutzt. Anstelle des Abschlusssatzes im Endzeugnis wird im Zwischenzeugnis dargelegt, warum es erteilt wird. Zusätzlich können Formulierungen zur Qualifikation und zur Wertschätzung des Beurteilten aufgenommen werden.
Wohlwollende Beurteilung
Ein Arbeitszeugnis muss den Geboten Zeugniswahrheit und wohlwollende Beurteilung gerecht werden. Der Wahrheit muss sich alles andere unterordnen. Daher darf ein Zeugnis nur Tatsachen enthalten, keine Behauptungen und Verdachtsmomente. Da das Zeugnis grundsätzlich der Wahrheit entsprechen muss, ist die Forderung nach einer wohlwollenden Beurteilung in diesem Rahmen begrenzt. Im Zweifelsfalle muss daher die wohlwollende Beurteilung hinter der Zeugniswahrheit zurückstehen. Wer negative Formulierungen im Arbeitszeugnis weglässt, um eine schlechtere Beurteilung zu vermeiden, wirft durch Fragen mehr Probleme auf als er löst.
Geheimsprache und Formulierungen
Der „Geheimcode“ und sonstige Verschlüsselungstechniken – „alt bewährt“ und immer noch aktuell
Über den so genannten „Geheimcode“ ist viel geschrieben worden. Dies vorweg: Die meisten Experten gehen davon aus, dass es eine wirkliche Geheimsprache nicht gibt. Das wird schon darin deutlich, dass mittlerweile eine beachtliche Anzahl von verklausulierten Formulierungen bekannt ist, der „Geheimcode“ also keinesfalls mehr geheim ist.
Sprechen wir lieber von Verschlüsselungstechniken, die Außenstehenden, also vornehmlich Ihnen als Zeugnisempfänger, nicht in der erforderlichen Tiefe bekannt sind.
Bevor wir uns konkreten einzelnen Formulierungen widmen, müssen wir noch kurz auf sieben beliebte Verschlüsselungstechniken eingehen, die mit codierten Aussagen kombiniert werden können:
Notwendiges fehlt:
Bei der Chefsekretärin fällt der Hinweis zur Selbstständigkeit unter den Tisch, bei der Führungskraft fehlt jeglicher Hinweis auf das Vertrauensverhältnis zu seinen Untergebenen, beim Verkäufer das Verhältnis zu seinen Kunden usw.
Entwertungen:
Mitarbeiter können abgewertet werden, indem man unwichtige Aufgabenbereiche sonders betont oder unwichtige Aufgaben zuerst benennt. Wenn z. B. der Einkäufer für „Büromaterial, Werkzeuge und Maschinen“ zuständig war, dann klingt dies anders als die Zuständigkeit für „Maschinen, Werkzeuge und Büromaterial“. Ebenso kritisch ist die Nennung der Verhaltsmerkmale vor der Leistung.
Betonte Selbstverständlichkeiten:
Wenn Nebensächlichkeiten und Selbstverständlichkeiten, wie z. B. das gepflegte Äußere eines Firmenrepräsentanten, besonders hervorgehoben werden, ist Misstrauen angesagt.
Einschränkungen:
Formulierungen wie „Bei uns galt er als Experte“, oder „Im Fachverband X schätzte man ihre Kompetenz“ (anderswo allerdings nicht) sind typische Beispiele hierfür.
Mehrdeutigkeiten:
Sie sind die am schwersten zu entdeckende und zu verifizierende Verschlüsselungstechnik. Hier einige Beispiele: Wird von der beurteilenden Person nur im Passiv gesprochen („wurde versetzt …, wurde damit betraut …, wurde (dann) von uns eingesetzt in …“), so kann dies auf einen passiven Mitarbeiter hinweisen – vielleicht aber manifestiert sich darin nur das ungeschickte Deutsch des Zeugnisausstellers. Aussagen, die eine eindeutige und am allgemeinen Maßstab orientierte Beurteilung vermissen lassen, sind grundsätzlich mit Vorsicht zu behandeln: „… die ihm eigene Genauigkeit … die für sie typische Vorgehensweise … sprechen für sich selbst.“ Vorsicht auch bei Formulierungen, die eine Bereitschaft ausdrücken, aber nichts über den Erfolg aussagen, und vor nicht eindeutig positiv oder negativ besetzten oder genauer definierten Adjektiven und Adverbien, wie z. B. „… anspruchsvoll, kritisch, leistungswillig, kommunikationsbereit …“.
Verneintes Gegenteil:
„… nicht unbedeutende Ergebnisse …, … nicht unerhebliche Erfolge …, … war nicht zu beanstanden“ sind typische Beispiele für diese Technik.
Knappheit:
Wer kennt nicht Goethes Spruch „Mach’s kurz, am jüngsten Tag ist’s nur ein …“? Dies gilt nicht für Arbeitszeugnisse, erst recht nicht für Zeugnisse von Führungskräften. Sehr knappe Zeugnisse erwecken den Eindruck, dass etwas versteckt werden soll.
Kommen wir nun zu konkreteren Formulierungen, die sich in der gängigen Fachliteratur als Standardphrasen etabliert haben.
Doch Vorsicht: nicht immer bedeuten diese Formulierungen im jeweiligen Kontext wirklich etwas Negatives. Bedenklich wird es vor allem dann, wenn sie einzeln erscheinen und nicht näher spezifiziert werden. So kann z. B. ein Arbeitnehmer durchaus mit „Fleiß und Interesse“ bei der Sache sein, was sich „glänzenden Ergebnissen widerspiegelt“. Erst wenn der letzte Zusatz fehlt, ist Misstrauen angesagt, deckt sich die Formulierung mit der codierten Aussage. Und selbst dann ist es nicht gesagt, dass hier Willkür vorliegt. Vielleicht war der Zeugnisaussteller ungeschickt und hätte einfach kein Gespür für die Doppel- und Feinsinnigkeiten der deutschen Zeugnissprache.
Außerdem ist mir kein Fachbuch zum Thema bekannt, welches bei der Analyse der dargebotenen Musterzeugnisse auf genau die Formulierungen, die vorher als tückisch definiert wurden, gebührend eingeht. Genau das sollte aber geschehen, um stringend zu bleiben. Also: Kontext beachten und bei zweifelhaften Formulierungen im persönlichen Gespräch nachhaken.
Aufbau des qualifizierten Arbeitszeugnisses
Beim qualifizierten Arbeitszeugnis hat sich ein zweckmäßiges Aufbauschema entwickelt, das bei der Zeugnisausstellung berücksichtigt werden sollte.
Das qualifizierte Arbeitszeugnis besteht aus:
- Überschrift (Zeugnis, Arbeitszeugnis etc.)
- Einleitung (persönliche Daten des Arbeitnehmers einschl. Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses)
- Tätigkeitsbeschreibung (einschl. des beruflichen Werdeganges)
- Leistungsbeurteilung (einschl. Zusammenfassung der Leistungsbeurteilung)
- Führungsleistung (gilt nur bei Führungskräften)
- persönliches Verhalten (einschl. zusammenfassender Führungsbeurteilung)
- Schlussformulierung (Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Bedauernsformel, Zukunftswünsche)
- Ort und Datum der Zeugnisausstellung
- Unterschrift des Zeugnisausstellers
Zeugnis nach dem Praktikum
Ein Tätigkeitsnachweis oder ein Zeugnis nach Beendigung des Praktikums ist üblich. Hier sollten Sie darauf achten, was die Hochschule verlangt. Haben Sie ein langes Praktikum absolviert, so sollten Sie unbedingt ein qualifiziertes Zeugnis verlangen und sich nicht mit einer einfachen Bestätigung abfinden.
Auf diese Punkte sollten Sie bei Ihrem Zeugnis achten:
- die äußere Form (wichtig ist hier der Briefkopf des Unternehmens, sofern vorhanden)
- Überschrift muss „Zeugnis“ sein
- beide Vertragspartner müssen genannt sein
- Dauer des Praktikums
- Art der Tätigkeit
- Beurteilung des Verhaltens
- besondere Stärken während des Praktikums
Betrug beim Zeugnis kostet den Job
Wer sein Zeugnis eigenhändig schönt, kann auch Jahre danach noch aus dem Job fliegen, so ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg. Durch die Fälschung des Zeugnisses ist der Tatbestand der arglistigen Täuschung erfüllt und der Arbeitgeber kann den Arbeitsvertrag anfechten. Damit ist der Mitarbeiter seinen Job fristlos los.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Neben den Angaben des einfachen Zeugnisses sind folgende Angaben Bestandteil des qualifizierten Arbeitszeugnisses:
- ausführliche Beschreibung der Tätigkeit
- Leistungsbewertung (Stärken und besonders hervorzuhebende Leistungen)
- erworbene Zusatzqualifikationen
- Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten und Kollegen
- Art und Umstände des Ausscheidens
- eine Abschlussformulierung
Das qualifizierte Arbeitszeugnis soll informativ und “wahr” sowie andererseits aber auch von verständigem Wohlwollen geprägt sein.
Arbeitszeugnis Analyse
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Arbeitszeugnisse
Arbeitszeugnisse und Zeugnissprache verstehen lernen. Wir erklären Ihnen die gängigen Formulierungen und Floskeln.